Home > Uncategorized > Peran Strategis ‘Management System Engineer’

Peran Strategis ‘Management System Engineer’

Pasti banyak yang belum terlalu mengenal istilah ‘Management System (MS) Engineer’. Yang pasti tidak ada di ITB atau sekolah teknik lainnya yang membuka jurusan atau bidang studi untuk ilmu engineering ini . Kalau kita perhatikan di banyak perusahaan yang menerapkan atau mengadopsi sistem manajemen, baik itu sistem mutu (ISO 9001), lingkungan (ISO 14001), keselamatan dan kesehatan kerja (K3) (OHSAS 18001) atau CSR (corporate social responsibility) (ISO 26000), sebenarnya peran atau fungsi dari MS Engineer itu akan kita temukan.

Terkadang pekerjaan mereka di beri ‘title’ atau identitas sebagai ISO specialist atau Management System specialist atau MS coordinator atau MS manager. Ruang lingkup kerja mereka biasanya mulai dari men’design’, ‘set up’, menerapkan dan memelihara sistem manajemen terkait. Di awal tahun 1990an sampai awal 2000an, pekerjaan ‘design’ dan ‘set up’ untuk sistem manajemen ini banyak dilakukan oleh konsultan ISO.

Dari pengamatan saya selama 12 tahun melakukan audit dan training untuk sistem manajemen ini ke berbagai jenis perusahaan baik di Indonesia maupun di regional, banyak perusahaan tidak mendapatkan manfaat yang maksimal dari penerapan dari berbagai sistem manajemen ini karena ‘design’ yang tidak pas. Memang kondisi tersebut juga karena faktor rendahnya komitmen dari Top management dalam penerapan sistem manajemen. Tetapi sekali lagi, komitmen yang rendah ini seharus menjadi pertimbangan saat sistem manajemen akan di ‘design’ sehingga bisa dikondisikan agar komitmen Top Management bisa lebih baik lagi.

Dalam tahapan ‘design’ ini ada beberapa isu yang akan diperhatikan oleh seorang MS Engineer tadi (misal untuk contoh kasus penerapan sistem manajemen lingkungan/SML) yaitu:

1. Praktek manajemen yang sudah ada.
2. Kondisi alami dan skala dampak lingkungan dari perusahaan tersebut.
3. Jumlah dan karakteristik dari sumber daya manusia (SDM).
4. Kondisi finansial.

Kita coba uraikan bagaimana isu-isu di atas menjadi pertimbangan dalam proses ‘design’ dan ‘set up’ SML tersebut.

Isu pertama:
Dengan mengidentifikasi bagaimana kondisi praktek manajemen yang ada/berlaku, kita bisa mengoptimal praktek yang sudah ada dan tidak perlu mengenal metoda atau ‘approach’ yang baru. Metoda baru tidak perlu dibuat sepanjang metoda yang sudah ada mempunyai tujuan dan output yang sama. Misal ketika standar ISO 14001 meminta dibuatkan mekanisme untuk menetapkan objektif, target dan program (OTP) untuk lingkungan, tidak perlu dibuat format dan metoda yang baru untuk penetapan OTP tersebut jika ternyata dari sistem Key Performance Indicator (KPI) yang sudah ada dan berjalan bisa atau telah mengakomodasikan persyaratan untuk OTP tadi. Dengan menggunakan metoda yang sudah berjalan, pihak terkait atau ‘implementor’ tidak perlu mempelajari sesuatu yang baru lagi sehingga SML menjadi lebih mudah diterima dan diimplementasikan tanpa ada resistensi yang berarti.

Isu kedua:
Perusahaan dengan skala dampak lingkungan yang luas tentunya harus mempunyai SML yang bisa diandalkan sehingga tidak ada ‘critical’ aspek lingkungan yang terlewat untuk bisa di kendalikan atau dikelola secara baik dan proporsional. Misalnya jika perusahaan jasa keuangan (bank) ingin melakukan identifikasi dan evaluasi aspek lingkungan, maka metoda yang akan dipakai tentunya jauh lebih sederhana jika dibandingkan dengan metoda untuk diperusahaan tambang batu bara. Metoda yang akan dipakai di perusahaan batu bara akan mempertimbangkan tidak saja masalah keparahan (severity) dan probabilitas dari aspek dan dampak lingkungan yang akan ditimbulkan tetapi juga perlu ditambahkan dengan cakupan geografis dari dampaknya tersebut.

Masing-masing jenis industri juga mempunyai kondisi alami yang berbeda-beda, misal ada perusahaan yang sangat banyak menggunakan air sebagai bahan pendukung dalam proses produksinya (misal tekstil, pulp dan paper mill) atau perusahaan yang sangat banyak mempunyai kontraktor dalam kegiatannya seperti kegiatan tambang batu bara. Dari pemahaman terhadap kondisi alami ini maka SML yang akan dibuat harus bisa menanggapinya dengan baik misal prosedur pengendalian operasi dan pemantauan terhadap konsumsi air menjadi perhatian khusus untuk di perusahaan tekstil atau pulp dan paper mill tadi. Sedangkan untuk perusahaan tambang batu bara, pengendalian dan pemantauan terhadap pengelolaan kontraktor harus mendapatkan perhatian lebih mulai dari tahapan seleksi, pengawasan dan evaluasinya.

Isu ketiga:
Jumlah SDM yang banyak atau sedikit juga cukup penting untuk diperhatikan terutama dalam konteks mekanisma pelatihan, komunikasi dan struktur dokumentasinya. Jika jumlah SDMnya sangat banyak, bisa dipertimbangkan agar metoda pelatihan dan komunikasinya dibuat untuk mandiri di masing-masing bagian atau departemen terkait. Struktur dokumentasi yang sederhana dan general yang bisa diterapkan di semua tempat bisa menjadi aspek yang penting. Misal bagaimana penanganan tumpahan atau kebocoran hidrokarbon atau bahan kimia bisa di buat satu dokumen untuk semua bagian.

Jangan lupa, semakin rendah tingkat pendidikan dari implementor dari SML kita, maka harus semakin sederhana ‘design’ SML yang kita buat. Mulai dari bahasa yang digunakan didalam sistem dokumentasi adalah bahasa indonesia (bukan bahasa inggris) atau dalam proses identifikasi aspek lingkungan dipakai metoda yang cukup sederhana atau penyajian dokumen yang ada bisa dengan menggunakan banyak gambar misalnya.

Isu keempat:
Jika kondisi finansialnya cukup bagus maka bisa di buat sistem yang otomatis untuk mengatur jika ada insiden lingkungan atau ‘nonconformity” maka akan ada software yang membantu untuk sistem database dan ‘reminder’ otomatis termasuk untuk sistem eskalasi jika ada tindakan perbaikan yang sudah jatuh tempo (overdue) dan tidak di tindak lanjuti dengan baik. Selain itu penggunakan sistem dokumen elektronik akan membantu untuk proses distribusi dan pengendalian dokumen yang lebih mudah dan lebih terkontrol.

Keempat isu di atas bukan harga mati karena bisa saja ada isu lainnya yang akan berpengaruh dalam proses ‘design’ dari SML tadi. Jika kita menemukan ada input lain yang harus dipertimbangkan bisa ditambahkan ke dalam daftar di atas. Jika sistem yang dibuat sudah terlanjut tidak sesuai maka jangan khawatir kita bisa merubahnya untuk selalu menjadi lebih baik. Jangan lupa bahwa hampir semua sistem manajemen mempunyai konsep yang sama yaitu ‘continual improvement’.

Dari uraian di atas, bisa terlihat bagaimana peran strategis dari seorang MS Engineer untuk men’design’ sistem manajemen yang pas dan sesuai dengan kebutuhan dan melakukan ‘continual improvement’ terhadap sistem yang sudah dibuat. Selamat datang di profesi yang baru ini.

Categories: Uncategorized Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: