Home > Management System > Mispersepsi dalam Pengintegrasian Sistem Manajemen

Mispersepsi dalam Pengintegrasian Sistem Manajemen

Terdorong untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam penerapan berbagai sistem manajamen (ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001) di berbagai perusahaan, maka langkah untuk mengintegrasikan sistem-sistem manajemen yang ada menjadi pilihan yang paling logis. Sayangnya ada hal yang sangat mendasar yang terlewatkan dalam proses integrasi tersebut. Apa gerangan hal yang terlewatkan tadi?

Sebelum sampai kepada jawabannya, mari kita mengingat kembali awal sebuah sistem diterapkan di sebuah perusahaan. Terlepas dari kita laksanakan sendiri atau dibantu konsultan, banyak hal baru atau kegiatan baru yang kita buat dalam rangka penerapan sistem manajemen tersebut. Misal kita membuat format baru untuk mengukur kinerja perusahaan terkait mutu, lingkungan atau Keselamatan & Kesehatan Kerja (K3) atau kita menetapkan metode formal untuk menilai resiko terhadap lingkungan dan K3 dll.

Hal-hal yang baru tersebut sah-sah saja untuk kita tetapkan dan diterapkan karena memang itu yang dipersyaratkan dari standar sistem manajemen terkait. Tetapi yang jadi masalah adalah kita lupa bahwa praktek bisnis yang sudah ada (eksisting) sebetulnya sudah mengakomodasikan beberapa persyaratan standar tersebut. Misalnya sebelum standar-standar tadi di adopsi, di dalam perusahaan sudah diterapkan mekanisme pengukuran kinerja melalui Key Performance Indicator (KPI) sistem.

Jadi perusahaan tidak perlu membuat format baru (misal dengan metoda Objective/Target/Program (OTP) untuk mutu, lingkungan dan K3) tetapi cukup memodifikasi format KPI tadi dipastikan persyaratan standar terkait OTP terpenuhi oleh sistem KPI tadi. Pendekatan inilah yang harus menjadi awal program integrasi kita, yaitu integrasi terhadap praktek bisnis yang sudah ada, sehingga sistem manajemen yang baru menjadi bagian dari sistem manajemen perusahaan.

Singkat kata, buatlah metoda/sistem baru di perusahaan kita ketika praktek bisnis yang ada sama sekali belum memenuhi/sesuai dengan persyaratan standar terkait. Ketika proses ini sudah selesai, maka kita bisa fokus dalam integrasi antar standar yang ada, misal proses penilaian resiko untuk lingkungan dan K3 diintegrasikan baik prosedur, metoda penilaian dan registrasinya.

Banyak keuntungan yang akan kita dapatkan dengan pendekatan integrasi seperti ini misal kita bisa mendapatkan partisipasi yang lebih baik dari semua pihak karena semakin sedikit hal – hal baru di buat, penerapan sistem lebih efektif karena semua pihak sudah familiar dengan praktek bisnis yang sudah ada.

Salah satu ciri proses integrasi yang kurang berhasil atau tidak efektif adalah ‘paper work’ tidak secara signifikan berkurang dan banyak pihak merasa penerapan berbagai sistem tersebut menjadi beban (dan bukannya menjadi media untuk membantu mempermudah pekerjaan). Ok, berarti sudah terjawab pertanyaan di atas tadi ya.

Categories: Management System
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: